עשרה חוקים שיעזרו לך לנהל ישיבות עבודה אפקטיביות

ישיבות עבודה הן אחד הדברים שרוב האנשים בעולם העסקים שרויים בחרדות מפניהן. אנחנו רוצים לעבוד. אנחנו רוצים לייצר. אנחנו רוצים לגרום לדברים להיעשות.

אנחנו לא רוצים לשבת בחדר מלא אנשים שלא מסוגלים להגיע להחלטות. אנחנו גם לא אוהבים לבזבז זמן.

אבל לפעמים, פגישות נחוצות. באותם מקרים נדירים, חשוב שתהיה קבוצת הנחיות וחוקים שתאפשר לבזבז זמן מועט ככל האפשר. לכן, לפני שתקבע את הישיבה הבאה, כדאי לך לשקול את הדברים הבאים …

אם אתה לא חייב לזמן ישיבה אל תעשה זאת

קשה לחיות עם ישיבות עבודה וקשה לחיות בלעדיהן. או, אולי כן אפשר? רוב ישיבות העבודה שהייתי נוכח בהן לא השיגו דבר. הן נקבעות רק מתוך הרגל או פרוטוקול ביורוקרטי. אין להם שום מטרה אמיתית והן לא מביאות שום תוצאות. לפעמים, תזכיר פשוט יספיק. האם אתה באמת צריך לתאם לוחות זמנים לאבד שעת עבודה על מנת להעביר מסר? אם לא, יש את הדבר הזה שנקרא "דואר אלקטרוני" אולי כדאי ללמוד איך להשתמש בו.

שקול שימוש בטלפון או שיחת ועידה בוידיאו

אם הנושא שאמור להיות מכוסה בישיבה דורש אינטראקציה, שימוש בדואר אלקטרוני היא כנראה לא השיטה הטובה ביותר. העברת מסרים בדואר אלקטרוני יכולה להיות מבלבלת. אבל, הטכנולוגיה כיום יכולה לעזור למשתתפים בישיבה לחסוך זמן נסיעה יקר. בשוק קיימים היום משאבים חינמיים רבים המאפשרים לכמה אנשים לדבר ביניהם דרך הטלפון או באמצעות שיחת וידאו. שימוש במשאבים אלו יחסוך למשתפים הרבה זמן.

נסה לשלב ישיבות עם מטרות שונות

כמה טיפשי זה להיפגש עם כמה אנשים לדיון על נושא אחד ואז להיפגש עם אותם אנשים בזמן אחר על מנת לדון בנושא אחר. נסה לשלב שתי ישיבות בתוך ישיבה אחת. במחצית הראשונה של הישיבה, ניתן לדון בנושא אחד ובמחצית השנייה, לכסות את הנושא השני. הסתכל על לוח השנה שלך. אילו ישיבות נקבעו לשלושת החודשים הבאים? אילו מהן ניתן לאחד?

בקש מראש את מה שתרצה שהמשתתפים יביאו לישיבה

הייתי באינספור ישיבות עבודה שנאלצו להידחות מכיוון שלמישהו לא הייתה פיסת מידע הדרושה להמשך הישיבה. אל תגיע למצב כזה. נסה לחשוב על כיוון הישיבה הצפויה ובקש מהמשתפים להיות מוכנים עם תשובות לשאלות שסביר שיעלו. הנה האמת המרה: אם לא תגיד למשתתפים מה להביא, הם לא יביאו שום דבר.

בקש ממישהו להוביל את הישיבה

זה נראה מובן מאליו, אבל לא תמיד זה כך. מקובל לחשוב כי זה שזימן את הישיבה הוא גם זה שיוביל אותה, אבל בישיבות רבות אף אחד לא לוקח פיקוד. כל אחד מביט על השני בבקשה להוראות. השיחה בסופו של דבר סוטה לדיבורים על משפחה, חופשה, או ספורט. שום דבר לא מושג כי אף אחד לא לוקח את האחריות לקבוע את הכיוון. אם אתה לא רוצה להוביל את הישיבה, הקפד למנות מישהו שייקח פיקוד.

קבע את הישיבה לשעת בוקר מוקדמת

ככול שהישיבה תתקים מוקדם יותר בבוקר כן ייטב. רצוי לפני כל דבר אחר שקורה, אנשים בשעות הבוקר ממוקדים יותר, יש להם פחות דברים לחשוב עליהם ואין להם מחשבות ודאגות על מה שקרה מוקדם יותר באותו יום. המשתתפים בישיבה גם לא בודקים אם הגיעה השעה ללכת הביתה או לצאת לארוחת הצהרים. הם מוכנים לעבוד. זהו הלך הרוח הרצוי בישיבה. מלבד זאת, אם אתה מקיים את הישיבה מוקדם בבוקר , יש לך את אחר הצהריים כדי להתחיל ליישם את הרעיונות שנדונו בישיבה.

קבע סדר יום (אג'נדה) לישיבה

דע על מה יהיה הדיון. תכנן במדויק את זמן ההתחלה והסיום של הישיבה, מה יהיה סדר הנושאים וכמה זמן יוקדש לכל נושא. הצמד לסדר היום שקבעת. אם נגמר לך הזמן המוקצב לנושא מסוים המשך הלאה. זה ימנע ממך לבזבז שלוש שעות, במקום שעה אחת.

בסוף הישיבה תן לכולם נקודות לפעולה.

מטרת הישיבה לא אמורה להיות זריקת רעיונות. המטרה, כמעט תמיד, היא לברר מה עלינו לעשות ואיך לעשות את זה. בסוף כל ישיבה, אמור לכל משתתף באופן ספציפי מה הוא צריך לעשות עכשיו.

קבע מועד לישיבה הבאה

אם יש צורך בישיבה נוספת, תזמן אותה באופן מיידי. בתום הישיבה, ברר מתי כל אחד יכול להיפגש, וקבע את הישיבה הבאה. אל תקבע מועד ישיבה טנטטיבי אלא מועד "חקוק באבן".

שלח מעקב

זיכרון הוא דבר נדיף. המשתתפים הולכים לשכוח את מה שנדון בישיבה כמעט ברגע שהם יצאו מהדלת. שלח דוא"ל לכל המשתתפים המתאר את הנושאים שנדונו במהלך הישיבה ואילו פעולות צפויות להתקיים. גם אם אנשים זוכרים מה עלה לדיון, הזיכרון יתחזק כאשר הם יקראו זאת בכתב.